Politique de confidentialité

Afin de répondre à nos obligations réglementaires et de s'assurer de bien comprendre vos besoins, nous devons récolter certaines informations personnelles. Conscients de leur importance, nous nous engageons pleinement à assurer leur protection. Toute l'information acquise auprès des clients est traitée de manière confidentielle, quelle qu'elle soit. Toute l'information qui n'est plus requise aux fins pour lesquelles elle a été obtenue initialement est détruite, supprimée ou rendue anonyme de façon sécurisée. Gestion d'actifs Sterna Inc. (« STERNA ») doit s'assurer de recueillir l'information nécessaire afin de bien connaitre son client (KYC), de confirmer son identité, de s'assurer de la convenance des produits qu'elle recommandera, de prévenir et détecter de la fraude, de la maltraitance, des activités non autorisées ou illégales, mais aussi de répondre à ses obligations concernant la lutte contre le blanchiment d'argent et les activités terroristes. STERNA recueillera donc entre-autre des renseignements tels que le nom, la date de naissance, l'état civil, le courriel, une copie de pièces d'identité, un échantillon de signature et certaines informations sur les comptes ainsi que certaines informations financières dans le cadre de « bien connaître son client » (KYC) tel que le salaire, les dettes et autres actifs financiers. Nous collectons vos renseignements personnels directement auprès de vous lorsque vous communiquez ou interagissez avec nous. Nous pouvons également les obtenir de manière indirecte à partir de diverses sources. Lorsque requis, nous sollicitons votre consentement. Ces sources incluent notamment :

• Les registres et sources d'information accessibles au public
• Les organismes réglementaires et d'autoréglementation
• Les données issues de votre utilisation de nos sites web
• Les courtiers et autres acteurs du secteur des valeurs mobilières
• Les agences de renseignement et d'évaluation du crédit (si applicable)

Dans certains cas, il est nécessaire de partager vos renseignements avec d'autres parties. Cela peut inclure des obligations légales, la protection de vos intérêts en cas de fraude ou la prestation de services en notre nom. Nous veillons toujours à limiter la communication de vos informations au strict nécessaire et obtenons votre consentement lorsque requis. En aucun cas, nous ne vendons de listes de clients à des tiers. STERNA pourrait partager vos renseignements avec :

• des employés à l'interne, à des fins de conformité et pour la gestion courante de vos comptes.
• une personne ou un mandataire agissant pour vous ou à votre demande
• une autre institution financière ou une agence de renseignements et d'évaluation du crédit
• un système de compensation ou de règlement
• une personne détenant un compte conjointement avec vous ou qui est autrement impliquée dans la relation que vous avez avec nous
• des tiers, si nous devons divulguer vos renseignements dans le cadre de procédures judiciaires
• une autorité règlementaire ou gouvernementale ou un organisme d'autoréglementation
• une personne autorisée à les obtenir selon la loi
• des tiers impliqués dans la conclusion d'une transaction commerciale
• des fournisseurs de services auxquels nous faisons appel pour accomplir certaines tâches comme la production de relevés de placements, des services d'hébergements, d'entreposage et sauvegarde de données.

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDÉ ») stipule que le client doit consentir à ce que certaines informations personnelles soient collectées et distribuées à certains tiers ou autorités réglementaires et légales. Cependant, le consentement du client n'est valable que s'il est raisonnable de s'attendre à ce que l'individu visé par les activités de l'organisation comprenne la nature, les fins et les conséquences de la collecte, de l'utilisation ou de la communication des renseignements personnels auxquelles il a consenti.

STERNA, respecte le choix qu'une personne refuse de partager certaines informations personnelles demandées. Par contre, STERNA refusera tout client qui ne consent pas à une telle collecte ou utilisation prévue de renseignements personnels décrite précédemment car ces renseignements sont essentiels afin de répondre à nos obligations et ainsi offrir un service.

Vous pouvez refuser que nous utilisions vos renseignements ou retirer votre consentement aux fins suivantes :

• Transmission de nos offres promotionnel, infolettre, etc…
• Recueillir et utiliser vos renseignements numériques sur nos services en lignes Cependant vous continuerez de recevoir
• Les avis règlementaires que nous devons vous transmettre selon la loi
• Les messages de service que nous transmettons sur les relevés de compte, si applicable
• Des informations relativement à vos produits et services actuels.

STERNA doit fournir l'accès à l'information personnelle qu'il dispose sur un client si celui-ci en fait la demande. Lorsqu'un client ou ancien client en fait la demande, STERNA doit confirmer avec celui-ci qu'elle est bel et bien en possession d'information personnelle le concernant. Par la suite, STERNA devra fournir et donner accès au client à ses données le plus rapidement possible mais dans un délai maximum de 30 jours.

Nous conservons les informations recueillies, sous format physique ou numérique. Les formats physiques sont toujours verrouillés sous clé. Quant aux formats numériques, STERNA, ainsi que ses fournisseurs de services et partenaires tiers, peuvent mener leurs activités en dehors du Québec et du Canada. Par conséquent, vos renseignements peuvent être stockés et utilisés en toute sécurité dans d'autres provinces ou pays. La durée de conservation est déterminée en fonction de la finalité, de la nature et de la sensibilité des données recueillies ou conformément aux exigences réglementaires ou légales. Les informations recueillies relatives au profil du client (nom, adresse, date de naissance, etc.) ainsi que tous les changements sont conservées pendant toute la durée de votre relation avec nous, puis pendant sept ans après sa fin.

Certaines exceptions peuvent nécessiter une conservation plus longue, notamment en cas de litige ou de réclamation, auquel cas les renseignements peuvent être conservés plus longtemps. Une fois la durée de vie de ces informations atteintes, elles sont détruites de façon sécurisée.

Cette politique peut être modifiée lorsque requis. Un avis apparaissant sur nos sites web sera publié.

Notre chef de la protection des renseignements personnels et de la vie privée est responsable de ces pratiques appliquées au sein de STERNA. Pour toute question sur cette politique vous pouvez lui écrire à l'adresse suivante : compliance@sternafinance.ca